La gestión del tiempo vuelve a ser un asunto clave estos días, especialmente si estamos trabajando desde casa. ¿Somos productivos? ¿Invade el trabajo nuestra vida persona? Hablamos de cómo mejorar nuestra gestión del tiempo
Como suele decirse el tiempo es oro. Y en esta frase hay una buena parte de razón, sobre todo, si se aplica al trabajo y al ámbito laboral. Y es que una buena gestión del tiempo nos ayuda a cumplir plazos y a ser más competitivos. Sin embargo, una buena gestión del tiempo no siempre se consigue porque se tiende, en general, a cometer algunos errores.
Para que esto no suceda, se debe estar atento a una serie de pautas comunes que se realizan con más frecuencia de la que inicialmente se piensa y seguir una serie de consejos.
Errores y soluciones para mejorar la gestión del tiempo
USO DEL TELÉFONO: ¿Respondes al teléfono siempre que te llaman? ¿Y si estás realizando una tarea importante? ¿Todas las personas que te llaman tienen la misma prioridad?Uno de los errores más comunes que se realiza en relación a la gestión del tiempo es la de usar de forma incorrecta el teléfono.
Si nos llaman cuando estemos realizando una tarea, no tenemos por qué contestar si no es urgente. Podemos aplazar la llamada hasta el momento de terminar nuestra tarea. Si no lo hacemos así, podemos tener la sensación de que no hemos terminado ninguna tarea en toda la mañana.
Por otra parte, cuando se recibe o bien se hace una llamada, tendemos a mantener la conversación durante más tiempo del necesario, generalmente por fórmulas de cortesía y porque, culturalmente, no estamos acostumbrados a ser tan directos. En este sentido, es vital ser más directo y preguntar lo que se precisa o el motivo de la llamada, pero sin ser cortante o resultar una persona maleducada.
En el caso de conocerse y querer hablar de temas que no están estrictamente relacionados con el trabajo, es mejor dejar la llamada para el tiempo de ocio o bien quedar para tomar, por ejemplo, un café a una determinada hora.
LO IMPORTANTE Y LO URGENTE: Fundamental es también saber distinguir entre lo que es realmente importante y no lo es, así como tener muy claro el concepto de lo que significa urgente.
Vital es asimismo saber ordenar y organizar las tareas que hay que realizar según criterios como su importancia o urgencia. Una clasificación que debe ser racional y que se debe efectuar sin dejarse llevar por lo que gusta o no hacer. Para ello también es relevante tener unos objetivos claros a conseguir y que es conveniente que estén previamente establecidos.
En esta organización puede ser de ayuda asimismo agrupar las labores o acciones que tengan alguna relación entre sí, porque con ello aumenta la concentración y se hace el trabajo en menos tiempo.
TU AGENDA: Una vez que has establecido las prioridades, llévalas a la agenda. Piensa en cómo estás en cada momento del día y adapta las tareas a tu estado. Por ejemplo, después de cuatro horas de trabajo es fácil que hayas perdido la concentración, puedes utilizar unos minutos para revisar el correo a última hora de la mañana.
También deberías evitar que haya días con una excesiva sobrecarga de trabajo y otros en los que se trabaje con total calma.
DELEGA: ¿Tienes un equipo? recuerda el papel que tiene cada persona dentro de la empresa y distribuye el volumen de trabajo de forma adecuada: por competencias, funciones y carga de trabajo. Sobre todo en este momento podemos ser flexibles y conscientes de que no podemos llegar a todo si estamos solos.
