En las últimas semanas he coincidido con personas de ámbitos y ocupaciones diversas y con vidas y trayectorias profesionales bien distintas, no obstante después de hablar de “lo divino y de lo humano”, de anécdotas varias y de las ya olvidadas vacaciones… hemos terminado hablando de falta de tiempo, sobrecarga de compromisos, acumulación de trabajo…y todo para llegar a la conclusión de que el día tiene 24 horas y la semana tiene 7 días…
Llegados a este punto y después de escuchar todo lo comentado me quedo con la historia del leñador que contó uno de ellos y que a continuación comparto con todos vosotros:
“Había una vez un leñador que se presentó a trabajar en una maderera. El primer día se presentó al capataz que le dio un hacha y le asigno una zona del bosque. El hombre entusiasmado, salió al bosque a talar y en un solo día cortó 18 árboles.
A la mañana siguiente se levantó antes que nadie y se fue al bosque. A pesar de todo su empeño, no consiguió cortar más de 15 árboles. Decidió acostarse y al amanecer se levantó dispuesto a batir su marca de 18 de árboles, sin embargo ese día no llegó ni a la mitad. Al día siguiente fueron 7, luego 5 y el último día estuvo toda la tarde tratando de talar su segundo árbol.
Inquieto por lo que diría el capataz, el leñador fue a contarle lo que le estaba pasando y que se estaba esforzando hasta los límites del desfallecimiento.
El capataz le preguntó: -¿cuándo afilaste tu hacha por última vez?-¿Afilar? No he tenido tiempo para afilar: he estado demasiado ocupado talando árboles”.
Son muchas las lecturas y conclusiones que se pueden obtener de esta historia. “Afilar el hacha” se puede referir a la necesidad de una formación adecuada para llevar a cabo una tarea, a la de descansar o a la de tener una buena organización.
A mi modo de ver, es fundamental reciclarnos y adquirir nuevas habilidades, no obstante no se trata de hacer cada vez más y de dedicar más horas sino de gestionar adecuadamente nuestro tiempo…De este modo, si tomamos como ejemplo al leñador de la historia, es fundamental parar y dedicar un tiempo de nuestra jornada a planificar, organizar y priorizar en lugar de ir acometiendo tareas conforme nos van llegando o según nuestra preferencia sin seguir ningún criterio de importancia o prioridad.
Muchos de vosotros conoceréis la matriz que propone Stephen R. Covey para clasificar las actividades según los criterios de URGENTE e IMPORTANTE, no obstante para no entrar en disquisiciones varias acerca de lo que cada uno considera importante o no y con el permiso del Sr. Covey, me voy a limitar a señalar una serie de pautas que os pueden ayudar:
1. Terminar la jornada laboral con la mesa organizada y dedicar un tiempo al final de la misma para preparar el día siguiente.
Dejar preparados los documentos o material que necesitamos y vayamos a emplear para empezar así nuestro trabajo de forma inmediata, sin necesidad de interrumpir nuestra tarea buscando la información necesaria para realizarla (listados, documentos, teléfonos…)
2. Planificar y priorizar.
Es fundamental decidir QUÉ vamos a HACER y CUÁNDO lo vamos a hacer. Para ello, por muy buena memoria que tengamos y aunque nos parezca una pérdida de tiempo, nos puede ayudar:
- Usar agendas (la tecnología ayuda) para señalar vencimientos y citas así como posibles visitas y compromisos y poder planificar esos días de forma eficiente, sabiendo de antemano que disponemos de menos tiempo para realizar nuestro trabajo.
- Hacer listas de tareas teniendo en cuenta el punto anterior. De este modo, tendremos las tareas que vamos a realizar durante la jornada y podremos programar cuáles de ellas hay que terminar sí o sí, independientemente de las interrupciones y de las situaciones imprevistas que puedan surgir, y cuáles de ellas pueden pasar a la lista del día o días siguientes…
- Establecer un orden de realización y un tiempo aproximado de realización en función de vencimientos, plazos, prioridad…
3. Descansar y planificar nuestras tareas en función de nuestros ritmos de trabajo.
Resulta efectivo conocer los periodos de tiempo y horas durante los cuales nuestro rendimiento y concentración son mayores porque nos permite reservar esas horas para las tareas complejas o que requieran mayor atención. De igual modo, podemos programar el día combinando tareas que requieran mayor esfuerzo con otras más sencillas.
Por último, es recomendable establecer una serie de descansos entre tareas y una vez finalizada la jornada, reservar un tiempo para el ocio y/o para disfrutar de nuestra familia y amigos.
